Informacje dotyczące danych osobowych dla osób składających podania

Powiadomienie o ochronie prywatności dla kandydata – Grupa Sandvik

Grupa Sandvik („my” lub „Sandvik”) szanuje prywatność danych kandydatów. Niniejsza Informacja o ochronie prywatności przedstawia sposób, w jaki korzystamy z danych osobowych w przypadku ubiegania się o pracę w firmie Sandvik. Wyjaśniamy również, jakie prawa przysługują kandydatom na mocy RODO i jak z nich korzystać.Firma Sandvik, do której kandydat złożył podanie o pracę, jest odpowiedzialna za jego dane osobowe i uważana za „administratora” jego danych osobowych.

Gromadzimy dane osobowe pochodzące z wielu źródeł

Użytkownik przekazuje nam informacje o sobie, a my zbieramy informacje na jego temat z kilku innych źródeł. Poniżej znajduje się opis tych źródeł:

Opinie klientów

Zwykle zbieramy opinie z referencji w końcowej fazie procesu rekrutacji. W takim przypadku gromadzimy przekazane przez podmiot referencyjny dane dotyczące kandydata.

Firma rekrutacyjna

Jeśli zatrudniamy agencję rekrutacyjną do pomocy w procesie naboru, gromadzimy dane osobowe przekazywane nam przez firmę rekrutacyjną.

Publicznie dostępne źródła informacji

Możemy również wyszukiwać informacje, które są publicznie dostępne, np. na LinkedIn lub, w odpowiednich przypadkach, w innych źródłach internetowych, takich jak media społecznościowe.

Rodzaje przetwarzanych przez nas danych osobowych - powody i podstawy prawne przetwarzania

1. Zarządzanie procesem aplikacji, ocena kwalifikacji, kompetencji i zainteresowań kandydata, i weryfikacja informacji

Będziemy przetwarzać dane osobowe kandydatów w celu znalezienia odpowiednich osób na stanowiska w Grupie Sandvik, administrowania i zarządzania procesem rekrutacji, sprawdzenia, czy dostarczone informacje są dokładne (np. poprzez sprawdzenie referencji), oceny i wyboru najbardziej odpowiedniej osoby na wolne stanowisko pracy oraz do przeprowadzenia wstępnej rekrutacji wybranego kandydata. W powyższych celach przetwarzamy następujące dane osobowe:

• Informacje kontaktowe (takie jak imię i nazwisko, adres, adres e-mail i numer telefonu oraz ewentualnie numer ubezpieczenia społecznego na potrzeby procesu wstępnej rekrutacji, jeśli kandydat został wybrany i przyjął ofertę)
• Dane przesyłane w celu utworzenia konta kandydata
• Dane demograficzne
• Stanowisko, o które kandydat się ubiega i preferencje zawodowe, sposób, w jaki dowiedział się o stanowisku oraz gotowość do podróży, jeśli dotyczy
• Obecne zatrudnienie
• Doświadczenie zawodowe
• Informacje dotyczące wynagrodzenia
• Wykształcenie
• Kwalifikacje (takie jak znajomość języków, obsługi komputera i umiejętności specjalne)
• Uwagi i decyzje dotyczące oceny
• Inne informacje podane przez kandydata w CV i/lub liście motywacyjnym
• Zdjęcia ewentualnie dołączone do CV lub listu motywacyjnego
• Ogólnie dostępne profile, takie jak LinkedIn
• Wyniki i odpowiedzi kandydata z testów osobowości i predyspozycji (testy logicznego rozwiązywania problemów), przeprowadzanych na ostatnich etapach procesu rekrutacji
• Opinie klientów
• Korespondencja z firmą Sandvik podczas procesu rekrutacji
• W przypadku wyboru na stanowisko dane osobowe konieczne do zawarcia umowy o pracę

W celu zarządzania procesem rekrutacji w sposób, który pomaga nam znaleźć najbardziej odpowiednią osobę na dane stanowisko, opieramy się na „uzasadnionych interesach” jako naszej podstawie prawnej.

2. Weryfikacja przeszłości

Jeśli stanowisko, o które ubiega się kandydat, wymaga weryfikacji informacji dotyczących jego przeszłości, ponieważ zostało sklasyfikowane jako stwarzające ryzyko, będziemy przetwarzać jego dane osobowe w celu przeprowadzenia takich weryfikacji, ale wyłącznie w zakresie dozwolonym przez lokalne prawo. W powyższym celu przetwarzamy następujące dane osobowe:

• Informacje kontaktowe (takie jak imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu)
• Dokumentacja publiczna
• Publiczne certyfikaty i licencje (np. prawo jazdy, licencje itp., odpowiednio do stanowiska)
• Rejestr karny
• Numer ubezpieczenia społecznego
• Informacje finansowe (np. sprawdzenie zdolności kredytowej)
• Opinie klientów

Powołujemy się na “uzasadnione interesy” jako naszą podstawę prawną, gdy jest to dozwolone przez prawo, aby potwierdzić, że kandydat nie popełnił przestępstwa, które jest niezgodne z charakterem oferowanego stanowiska lub stanowi wysokie ryzyko dla interesów lub bezpieczeństwa naszych klientów lub pracowników.

3. Nasza polityka dotycząca przechowywania danych i ochrona przed roszczeniami prawnymi

W celach opisanych w sekcji 1 powyżej (zarządzanie procesem aplikacji, ocena kwalifikacji i zainteresowań oraz weryfikacja informacji), będziemy przechowywać dane osobowe kandydatów po zakończeniu procesu rekrutacji jedynie na potrzeby ustalenia, realizacji i obrony przed potencjalnymi roszczeniami prawnymi. Będziemy przechowywać dane tak długo, jak długo w danej jurysdykcji obowiązywać będzie termin przedawnienia roszczeń z tytułu niezgodnego z prawem zatrudniania pracowników. W przypadku pytań dotyczących okresu przechowywania danych z określonego podania należy skontaktować się z firmą Sandvik, do której złożono podanie.

Powołujemy się na “uzasadnione interesy” jako naszą podstawę prawną do wykonywania naszych praw w zakresie wnoszenia lub obrony przed roszczeniami prawnymi.

4. Ujawnianie i przekazywanie danych osobowych

Możemy ujawnić dane osobowe użytkownika innym firmom z Grupy Sandvik oraz odbiorcom spoza Grupy Sandvik, którzy wspierają Sandvik w procesie rekrutacji, aby finalnie wybrać najbardziej odpowiedniego kandydata. Na przykład, korzystamy z usług podmiotów zewnętrznych w celu przeprowadzania testów osobowości i umiejętności logicznych oraz przeprowadzania weryfikacji informacji dotyczących przeszłości, w związku z czym dane osobowe przetwarzane w tych celach są udostępniane odpowiednim dostawcom. Ponadto, w ramach realizacji umowy o pracę z wybranym kandydatem, będziemy musieli przekazać dane osobowe organom publicznym zgodnie z lokalnym prawem, takim jak urząd skarbowy.

Niektórzy odbiorcy mogą znajdować się poza EOG. W celu przekazywania danych osobowych firma Sandvik zawarła lub zawrze umowy z odpowiednimi dostawcami, uwzględniające standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (SCC) opisane w art. 46 ust. 2 RODO, lub firma Sandvik lub firma Sandvik będzie stosować zabezpieczenia prawne opisane w art. 45. W ramach Grupy Sandvik wszystkie spółki zawarły wewnątrzgrupową umowę o przekazywaniu danych, która obejmuje klauzule SCC.

Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do otrzymania kopii wszelkiej dokumentacji wykazującej, że podjęto odpowiednie zabezpieczenia w celu ochrony jej danych osobowych podczas przekazywania ich poza EOG, niezależnie od tego, czy jest to przekazywanie wewnątrz grupy, czy przekazywanie podmiotowi zewnętrznemu. Aby wystąpić o takie potwierdzenie, należy wysłać wniosek na adres privacy@sandvik.com.

5. Uprawnienia kandydata

Kandydatom przysługują poniższe prawa wynikające z RODO. Wszystkie wnioski należy kierować na adres Personal Data Request. Na tej stronie można:

1. Zażądać poprawienia niedokładnych danych dotyczących użytkownika;
2. Poprosić o potwierdzenie, czy dane osobowe są przetwarzane. Jeśli tak, kandydatowi przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz dodatkowych informacji, takich jak cel przetwarzania. Ma on również prawo dostępu do tych danych osobowych;
3. W przypadku danych przetwarzanych na podstawie uzasadnionych interesów przeprowadziliśmy test równowagi uzasadnionych interesów i stwierdziliśmy, że nasze interesy (np. znalezienie i zatrudnienie odpowiednich kandydatów) przeważają nad interesami kandydatów. Kandydat może uzyskać dalsze informacje na temat tego ogólnego testu równowagi i zgłosić wszelkie zastrzeżenia lub obawy w odniesieniu do swojej indywidualnej sytuacji.
4. W określonych okolicznościach można zażądać usunięcia swoich danych osobowych;
5. W określonych okolicznościach można ograniczyć przetwarzanie swoich danych osobowych;
6. Jeśli obowiązują wymogi dotyczące przenoszenia danych, można zażądać nadającej się do odczytu maszynowego kopii danych osobowych przetwarzanych za zgodą kandydata lub na podstawie konieczności przetwarzania w celu realizacji umowy zatrudnienia.

6. Skargi do organu nadzorczego

Kandydat ma prawo złożyć skargę dotyczącą przetwarzania jego danych osobowych do właściwego organu zajmującego się ochroną danych osobowych w kraju swojego zamieszkania, pracy lub w miejscu, w którym jego zdaniem doszło do naruszenia RODO.

7. Dane kontaktowe

Administratorem danych osobowych kandydata jest firma Sandvik, do której aplikuje kandydat na oferowane stanowisko pracy. W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących tego, kto jest administratorem danych osobowych kandydata, prosimy o kontakt pod adresem privacy@sandvik.com.