Allegato 2 - Segnalazione mediante incontro diretto

Premessa – in generale sulla segnalazione mediante il canale in forma orale dell’incontro diretto

Su richiesta del segnalante è possibile fissare un incontro diretto con il Gestore della segnalazione al fine di rendere oralmente la segnalazione.

Anche con tale modalità di comunicazione saranno garantite al segnalante le tutele di riservatezza e le misure di protezione previste dal D.Lgs. 24/2023.

Richiesta dell’incontro

L’incontro diretto può essere richiesto mediante Raccomanda A/R indirizzata a:

Sandivik Italia spa
Via An. Raimondi, 13 – Milano
alla c.a. Federico Cosatti (Compliance Officer SMS)

al fine di garantire la riservatezza del segnalante, saranno necessarie tre buste chiuse:

• la prima, con i dati identificativi del richiedente l’incontro ed i recapiti a cui essere successivamente
  contattato;
• la seconda, con la richiesta di incontro diretto;
• la terza busta, all’interno della quale dovranno essere inserite le due buste anzidette.

La busta esterna, oltre a indicare l’indirizzo del destinatario, deve anche indicare a chiare lettere:

“riservata – segnalazione Whistleblowing”

Solo in tal caso, infatti, si rende immediatamente evidente a chiunque riceva il plico (anche nel caso in cui venga, erroneamente, recapitata a soggetto non competente), che la comunicazione dovrà essere gestita in conformità a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023, nel rispetto delle tutele di riservatezza e delle misure di protezione.

Ricevuta la richiesta di incontro diretto, verrà comunicato al richiedente, ai recapiti forniti con la richiesta di incontro diretto, data, ora e luogo dell’incontro.

Incontro diretto

Durante l’incontro diretto, previo consenso della persona segnalante, la segnalazione verrà acquisita mediante registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbalizzazione. In
quest’ultimo caso, il segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.